Pôle interministériel d’achat de prestations de conseil
L'offre d'accompagnement de la DITP
Accompagner les administrations centrales et déconcentrées dans le recours aux consultants externes
Conseiller les ministères de bout en bout sur la chaîne d’achat
Le pôle interministériel d’achat de prestations de conseil accompagne les administrations centrales et déconcentrées de bout en bout sur la chaîne d’achat. Que ce soit dans l’aide à l’explicitation d’un besoin, l’orientation le cas échéant vers le bon vecteur contractuel, le conseil opérationnel en cours d’exécution de la mission en cas de besoin, ou encore l’appui dans la construction d’un appel d’offre. La mission du pôle est d’accompagner les acheteurs et bénéficiaires des prestations dans l’expression de leurs besoins et leur juste transcription dans les bons de commande.
François Gobillard, responsable du pôle interministériel d’achat de prestations de conseilLe rôle du pôle est de favoriser l’application des bonnes pratiques du recours à des consultants, notamment en veillant à ce que la question de faire le projet en interne soit systématiquement étudiée comme la modalité privilégiée. Ensuite, si le recours est justifié, nous veillons à ce qu’il soit organisé dans les meilleures conditions possibles : marché adéquat, juste retranscription des besoins dans une proposition technique et commerciale pertinente, mise en place des conditions de succès pour la conduite du projet au sein du ministère, application des clauses en matière de déontologie, de traitement des données... Notre objectif : conseiller les ministères pour acheter des prestations de haute qualité, adaptées au besoin et au juste coût. »
Le pôle interministériel d’achat de prestations de conseil de la DITP anime également une communauté interministérielle d’acheteurs et de prescripteurs issus de l’ensemble des ministères et des laboratoires d’innovation publique territoriale. Cette communauté, composée aujourd’hui d’une soixantaine de membres, se réunit tous les trimestres afin de partager des ressources et les bonnes pratiques.
Contrôler les commandes ministérielles supérieures à 500 000 € TTC
Le pôle interministériel d’achat de prestations de conseil donne un avis dans les comités d’engagement ministériels pour les commandes supérieures à 500 000 € TTC (en une commande ou en cumul sur le même besoin) relevant du champ d’expertises de la DITP. Ces instances, organisées par chaque ministère sous la houlette des secrétaires généraux en fonction de leur besoin d’achat, sont le lieu de discussions sur les modalités d’application des dispositions de la circulaire du 19 janvier 2022 pour les projets d’achat portés par les directions. Le pôle intervient également auprès des ministères qui en font la demande pour les conseiller dans le recours à des consultants externes, même quand le montant envisagé de la prestation n’atteint pas 500.000 €. Dans ce cas, il n’émet pas d’avis, mais apporte un regard expert sur les projets.
François GobillardLe pôle interministériel d’achat contribue au système de contrôle interne mis en place par le Gouvernement afin de mieux choisir les missions et suivre davantage les dépenses. Les comités d’engagement ministériels auxquels participe le pôle permettent également dans ce cadre de vérifier l’opportunité et le bon calibrage des prestations intellectuelles. »
Le pôle interministériel d’achat de prestations de conseil de la DITP est également chargé de la conception, de la passation et du pilotage des marchés interministériels sur les domaines de compétences de la DITP. Il contribue également au suivi interministériel des prestations de conseil dans un cadre harmonisé.
La circulaire du 19 janvier 2022 a redéfini les principes de recours aux prestations intellectuelles en confiant aux secrétaires généraux des ministères la responsabilité de renforcer le contrôle interne sur les prestations intellectuelles et de mieux piloter ces dépenses. Un dispositif spécifique associant les inspections et conseils généraux des ministères a été ainsi mis en place au sein de chaque ministère dans le but de vérifier :
- la justification du recours à un prestataire externe, notamment en raison de l’absence de disponibilité, de compétences ou de ressources internes ;
- la qualité de la transcription des besoins dans le bon de commande et l’adéquation du prix à de la prestation demandée ;
- le respect des règles des marchés interministériels ou ministériels concernés par le besoin identifié.
Une équipe experte et pluridisciplinaire : métiers, achat public et exécution des marchés
François GobillardNous avons mis en place une équipe pluridisciplinaire réunissant trois compétences complémentaires et indispensables au pôle : l’expertise des métiers de la DITP, celle de l’achat public en matière de prestations intellectuelles, et enfin les compétences de pilotage et d’exécution des marchés. »
Le pôle interministériel est composé de six agents, experts dans la connaissance des métiers de la DITP, dans les marchés publics et dans le pilotage et l’exécution des marchés. Le responsable du pôle achat interministériel est un directeur de projet expérimenté.
Le pôle interministériel d’achat de prestations de conseil intervient dans les domaines d’expertise de la DITP : la stratégie et l’évaluation des politiques publiques, l’organisation, la transformation, l’efficacité opérationnelle ; la modernisation des fonctions supports ; le design de service ; les sciences comportementales ; la facilitation, le co-développement, l’accompagnement managérial des transformations ; l’innovation et l’expérimentation ; la participation et la consultation citoyennes ; la cartographie, l’amélioration et la simplification des parcours usagers, l’écoute usagers et les panels d’usagers.
Un premier pôle interministériel d’achat, au service de l’optimisation des achats de prestations intellectuelles de l’État
Le pôle interministériel d’achat de prestations de conseil est le premier du genre créé au sein de l’État. Sa création est actée dans la circulaire du Premier ministre du 19 janvier 2022 relative à l’encadrement du recours aux prestations intellectuelles. La mise en place de ce pôle s’inscrit dans le cadre d’une réflexion conduite par le gouvernement depuis début 2020 sur l’optimisation de ses achats, notamment dans le cadre du Plan des achats de l’État (PAE).