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Les services publics se simplifient et innovent

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De l’enjeu aux bénéfices pour les usagers : les rouages du programme de simplification
14.10.16
De l’enjeu aux bénéfices pour les usagers : les rouages du programme de simplification

La simplification administrative, programme décidé au plus haut niveau de l’État et coordonné par le SGMAP, est une réponse à une attente forte des particuliers, des entreprises et des collectivités territoriales. Elle s'appuie sur une démarche participative, dans laquelle les usagers sont impliqués à chaque étape : depuis le choix des mesures jusqu'à l'appréciation de leur mise en œuvre. [màj le 4/04/2017]

Tout part d'un constat. Un particulier sur cinq juge complexe sa relation avec l'administration selon l'enquête bisannuelle que mène le secrétariat général pour la modernisation de l'action publique (SGMAP). Cette appréciation générale varie toutefois fortement selon les moments de vie : mariage, déménagement, hospitalisation...

Les entreprises, elles aussi, sont demandeuses de simplification. Une réduction de 25 % de leurs charges administratives leur ferait économiser 15 milliards d'euros. A l'échelle européenne, la Commission de Bruxelles estime qu'un effort du même ordre se traduirait par une augmentation de 0,8 % du PIB européen à court terme et de 1,4 % à plus long terme. Pour l’administration aussi, la simplification est souvent synonyme de gains en efficacité.

 

À chaque public ses motivations

Les bénéfices attendus par public :


Entreprises

Gain de compétitivité,
facilitation à toutes les étapes du développement

 


Particuliers

Gain de temps dans les démarches quotidiennes, meilleure qualité de service,
proactivité des pouvoirs publics

 


Collectivités territoriales

Economies et efficacité de fonctionnement

 

Un enjeu porté au plus haut niveau de l'État

La fluidification des échanges entre les usagers et l'administration constitue un enjeu national, à la fois social et économique, porté au plus haut niveau de l'État. Le « choc de simplification », annoncé par le Président de la République en mars 2013, a insufflé une nouvelle dynamique à la démarche d'allègement des procédures administratives qui avait été initiée au milieu des années 2000.

Au sein du SGMAP, la mission Programme de simplification coordonne la démarche et accompagne les ministères et les partenaires institutionnels. Elle assure le secrétariat du Conseil de la simplification pour les entreprises, entité indépendante qui dialogue avec le monde économique et fixe les grandes orientations de la simplification pour les entreprises. D'autres entités du SGMAP sont mises à contribution dans l'élaboration et la mise en œuvre des mesures.
 

Le SGMAP pilote et accompagnateur

 

Les usagers, acteurs de la démarche

Le volontarisme de l'Etat se décline d'un point de vue opérationnel à travers une méthode participative. Le programme de simplification, engagé en 2013, se distingue des initiatives passées en impliquant activement les premiers concernés, c'est-à-dire les usagers, tout au long du processus. C'était l'une des recommandations du rapport de Thierry Mandon « Mieux simplifier – la simplification collaborative ».

Les irritants de la vie quotidienne dans les rapports avec l'administration constituent le point de départ de toute action de simplification. La méthode, qui associe les usagers de bout en bout, garantit une approche en phase avec leurs besoins et une application conforme à leurs attentes.

 

Une démarche participative, en prise avec le terrain

 

 
  1. Des pistes de simplification venues des usagers

Les particuliers, les entreprises et les collectivités territoriales donnent l'impulsion. Ils peuvent soumettre leurs propositions en direct, notamment via le site faire-simple.gouv.fr, ou directement auprès du Conseil de la simplification pour les entreprises.

Des sondages menés tous les 2 ans par le SGMAP auprès des particuliers et des entreprises permettent d’identifier les « événements de vie » (« je déclare et paie mes impôts », « je crée une entreprise »…) jugés les plus complexes (> consulter l’enquête 2016 auprès des particuliers). Pour certains, jugés prioritaires, des cartographies de parcours usager retracent l’intégralité du parcours administratif et mettent en évidence, grâce à des entretiens individuels, les motifs et moments d’insatisfaction.

Les évaluations de politiques publiques et autres rapports fournissent également des pistes de simplification.

> Lire aussi Regards croisés : mesurer la complexité administrative en partant de l’expérience des usagers

 
  1. Des propositions discutées entre toutes les parties prenantes

Les usagers et les entreprises débattent de leurs expériences vécues et de leurs idées de simplification avec les agents des ministères au sein d'ateliers participatifs pilotés par la mission Programme de simplification.
> Lire aussi Simplification pour les entreprises : au cœur d'un atelier participatif

 
  1. Un arbitrage interministériel

A l'issue des ateliers, les propositions argumentées sont soumises à l'arbitrage interministériel lors de réunions présidées par le cabinet du Premier ministre. Sont pris en compte la faisabilité des mesures, leur pertinence et leurs impacts.

 
  1. Une appréciation par les usagers

En fin de parcours, les participants aux ateliers sont de nouveau mobilisés pour témoigner de l'adoption et de l'impact des mesures déployées. Ils ont été informés entre-temps de leur avancement par la mission Programme de simplification, impliquée tout au long du processus.

 

Un nouveau train de mesures tous les six mois

Le programme de simplification s'inscrit dans la durée. Il est alimenté tous les six mois par une nouvelle vague de mesures. Entre 2013 et aujourd'hui (fin mars 2017), plus de 850 mesures ont été adoptées, dont une majorité est déjà effectives dans la vie des usagers. Un résultat qui traduit l'efficacité de la démarche. Celle-ci est confirmée par la très faible proportion de mesures abandonnées après avoir été annoncées, de l'ordre de quelques pourcents.
 

Plus de la moitié des mesures déjà effectives (données au 23/03/2017)

* dont 312 proposées par le Conseil de la simplification pour les entreprises

> Suivre la mise en œuvre des mesures sur simplification.modernisation.gouv.fr

 

Sur le long terme, l'ambition du programme de simplification est de diffuser de nouveaux réflexes à l'administration en l'amenant, lorsqu'elle produit un nouveau texte ou définit ses conditions d'application, à considérer systématiquement les répercussions sur la compétitivité des entreprises, la vie quotidienne des Français et l'efficacité des collectivités territoriales.
 

Allègement réglementaire et dématérialisation

En pratique, les mesures à destination des entreprises et des collectivités territoriales se traduisent majoritairement par des aménagements réglementaires. Lorsque c'est possible, les bénéfices réalisés sont évalués, par exemple en s'appuyant sur la méthode dite des coûts standards (ou SCM pour Standard Cost Model). Chaque démarche administrative est alors décomposée en tâches et processus élémentaires pour lesquels sont calculés des gains de temps. Le chiffrage général de la mesure est obtenu en prenant en compte la population cible et la fréquence de la démarche.

Dans le cas des particuliers, les mesures de simplification ne sont généralement pas de la même nature. Elles se concrétisent le plus souvent par l'ouverture d'un service en ligne ou la dématérialisation d'une démarche administrative.
 

Zoom sur trois mesures emblématiques

EntreprisesMarché public simplifié (MPS)

Les entreprises candidatent désormais aux marchés publics avec leur seul numéro de Siret. Le dispositif marché public simplifié (MPS) fait gagner deux heures lors de chaque démarche, soit des économies annuelles chiffrées à quelques dizaines de millions d'euro pour les entreprises et le service public. C’est une simplification constitutive du programme « Dites-le-nous une fois », qui organise les échanges de données, documents et attestations directement entre administrations, évitant aux entreprises de produire plusieurs fois les mêmes informations.
> Plus d’infos sur MPS
Autre mesure emblématique pour les entreprises : [Vidéo] Autorisation environnementale unique : de l'idée à la mise en œuvre

ParticuliersLe simulateur mes-aides.gouv.fr

Le simulateur en ligne mes-aides.gouv.fr permet à chacun d'identifier les aides sociales auxquelles il a droit et de calculer les montants correspondants après avoir renseigné un formulaire sur sa situation familiale, son niveau de ressources, ses conditions de logement... A la suite de l'estimation individualisée, l'usager peut entamer les démarches administratives auprès des différents organismes publics. Ce service, développé par une start up d'Etat, vise à lutter contre le non-recours aux aides publiques auxquelles les plus fragiles ont droit.
> Plus d’infos sur Mes-aides.gouv.fr

Collectivités territorialesDes économies pour les équipements sportifs locaux
Parmi les premières mesures destinées aux collectivités territoriales figure l'allègement de la réglementation en matière de vidange des piscines publiques. Un arrêté de 1982 imposait d'effectuer l'opération deux fois par an. Les progrès sanitaires réalisés rendent cette obligation caduque. L'obligation est ramenée à une fois par an. Les économies attendues sont évaluées entre 6 et 9 millions d'euros par an.
> Plus d'infos

 

Informer sur les actions menées

Identifier les nœuds de complexité, les défaire en adoptant des solutions élaborées conjointement avec les usagers, assurer le suivi de l'implémentation des mesures dans les ministères... le processus est bien rôdé. La priorité des prochains mois est double : poursuivre les efforts sur la mise en œuvre des mesures pour garantir que celles annoncées débouchent sur des simplifications réelles et informer le public sur celles qui sont déjà en place, car une action de simplification méconnue n'apporte aucun bénéfice. 

Pour faire connaître les réalisations effectuées, des partenariats avec l'écosystème (ministères, associations, organisations et fédérations professionnelles) sont noués afin de communiquer auprès du plus grand nombre. La logique participative va ainsi jusqu'au bout de la démarche : depuis la conception jusqu'à l’information sur les mesures.
 

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